در سراسر جهان، سازمانها و مؤسساتی تاسیس شده اند که وظیفه آنها جمع آوری، سازماندهی، نگهداری و اطلاع رسانی اسنادی است که یا افراد یک کشور خاص تولید کرده اند یا دیگران درباره آنان نوشته اند. این گونه سازمانها، در کشورهای مختلف با عنوانهای متفاوتی همچون مرکز اسناد ملی، مرکز مدارک ملی، مرکز مدارک و اسناد ملی، سازمان اسناد ملی، آرشیو ملی، سازمان آرشیو ملی، مرکز آرشیو ملی و مانند اینها، خوانده می شوند. وظایف و اهداف تمامی این سازمانها صرف نظر از کشوری که به آن تعلق دارند، یکسان است. در این مقاله، سعی خواهد شد، نخست وجوه مشترک و متمایز آرشیو و اسناد مشخص شود، آنگاه ضمن ارائه تعاریفی برای آرشیو و آرشیو ملی، نامگذاریهای متفاوت در این زمینه بررسی گردد، و سپس عنوانی برای سازمان موردنظر با وظایف مشخص شده در کشورمان پیشنهاد شود.
مقاله حاضر، با شرح مختصری درباره زبان نمایه سازی به منزله یکی از عواملی که بر کارائی نمایه سازی تاثیر می گذارد شروع شده، موضوع با مروری بر زبان های نمایه سازی پی گرفته می شود. اصطلاحنامه به لحاظ ساختاری و کارکردی تعریف شده، شرح داده می شود. در ادامه، تاریخچه اصطلاحنامه در ایران و خارج از کشور آورده می شود. شکل اصطلاحنامه (نحوه نمایش اصطلاحات و روابط معنائی آن ها) بیان شده، قواعد تدوین اصطلاحنامه از دو وجه کنترل اصطلاح شناختی و تعیین روابط اساسی تزاروسی مورد بررسی قرار می گیرد. سپس ساختار اصطلاحنامه از منظر تدابیر و سازوکارهای آن برای ایجاد جامعیت و مانعیت بیش تر در بازیابی اطلاعات شرح داده می شود. آن دسته از سازوکارهای اصطلاحنامه که می توانند به جامعیت بیش تر در بازیابی اطلاعات بیانجامند و در این مقاله مورد بررسی قرار گرفته اند، عبارتند از: 1- کنترل مترادف ها (روابط غیرسلسله مراتبی)؛ 2- کنترل شکل واژه ها به لحاظ جمع یا مفرد بودن و حذف قیدها، صفت ها و مصدرها؛ 3- حفظ اصطلاحات به صورت بسیط و عام و تجزیه به عوامل معنائی؛ 4- سلسله مراتب رده ای و روابط وابستگی؛ 5- تحلیل چهریزه ای و تحلیل خوشه ای. سازوکارهای مورد بررسی برای ایجاد مانعیت بیش تر در بازیابی اطلاعات عبارتند از: 1- اخص گرائی و پیش همارائی؛ 2- استفاده از شاخص ربط و شاخص نقش. در انتها تفاوت اصطلاحنامه ها با سرعنوان های موضوعی و طرح های رده بندی آورده می شود.
هدف این پژوهش، بررسی و مقایسه ویژگیهای ساختاری و محتوائی وبگاه سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با وبگاه کتابخانه و آرشیو ملی کانادا، در جهت کشف و درک نقاط قوت و ضعف وبگاه سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران و بهتر شدن آن است. ویژگیهای ساختاری و محتوائی وبگاههای موجود که از طریق سیاهه وارسی (چک لیست) با یکدیگر مقایسه شده اند در مجموع 66 مورد اند (51 مورد ویژگی محتوائی و 15 مورد ویژگی ساختاری). یافته های پژوهش نشان می دهد که وبگاه سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران از 51 مورد ویژگی محتوائی، 35 مورد و از 15 ویژگی ساختاری دارای 1 مورد است که تعداد این ویژگیها در مقایسه با کتابخانه و آرشیو ملی کانادا، کم تر است.
در این پژوهش با استفاده از روش تحلیل محتوا، 63 وبگاه آرشیو ملی کشورهای مختلف جهان مورد بررسی قرار گرفته که یا به زبان انگلیسی هستند یا به زبان رسمی و ملی ولی دارای نسخه انگلیسی نیز بوده اند. وبگاه ها پس از شناسائی شدن، با استفاده از نرم افزار webzip بارگذاری و ذخیره شده اند. آن گاه با استفاده از فایل های ذخیره شده ویژگی های محتوائی و ساختاری، استخراج و تحلیل شده اند. سپس با بهره گیری از نرم افزار Excel، بسامد ویژگی ها تعیین و در سیاهه وارسی به کار رفته اند. پس از تعیین موارد مشابه و مترادف ها، و نظرسنجی اولیه از کارشناسان آرشیوی، تعداد 41 ویژگی محتوائی و 1 ویژگی ساختاری مهم شناسائی شده و از طریق سیاهه وارسی، دراختیار صاحبنظران ایرانی حوزه آرشیو، جهت تعیین میزان اهمیت هر کدام از ویژگی ها، قرار گرفته است. در نهایت، با در نظر گرفتن درصد فراوانی توافقی بالای 6%، تعداد 36 ویژگی محتوائی و 7 ویژگی ساختاری، انتخاب و برای طراحی الگوی پیشنهادی اعمال گردیده است. در این پژوهش، برای دریافت نظرات صاحب نظران ایرانی، از روش پیمایشی استفاده شده است.