غرض این نوشتار بررسی طغرا (امضای تودرتو) سیاه رنگی است که بر فراز متن یکی از اسناد دیوانی به نام «مثال» ترسیم می شده است. این سند منحصر به «صدر» بوده است. از آن جا که محققان داخلی و خارجی طرح و مبانی طغرای صدر را مورد بحث قرار نداده اند، لذا این مقاله در ابتدا با مطالعه ای بصری و گرافیکی سعی دارد نظام نامه ای برای طراحی آن ارائه نماید. از بین طغراهای موجود، طغرای باثبات ترین صدر دوره ی صفوی، میرزا حبیب الله (1040- 1063ﻫ.ق)، انتخاب شد، زیرا از او نسبت به دیگران، اسناد بیش تری به جا مانده است. اما این مطالعه در مرحله ی سندشناسی متوقف نمی ماند. به عبارتی، در این نوشتار ساختارشناسی طغرا رویه ی بحث را تشکیل می دهد، که البته در همین حد هم تاکنون در حوزه ی سندشناسی فارسی مغفول مانده است. به هرحال، در ادامه، بر پایه ی اطلاعات به دست آمده، سعی شده است در باب موضوع ناشناخته ی میزان توانایی رده های دیوان سالاران پایین دستِ دوره ی صفوی ابراز نظر شود. این تحقیق در نهایت به این نتیجه می انجامد که بر خلاف ثبات میرزا حبیب الله در منصب صدر ممالک، طغراکشان او، نه تنها ثبات نداشته اند، بلکه از نظر میزان توانایی و خبرگی نیز همطراز نبوده اند.
هدف: در پژوهش حاضر، هدف، مشخص کردن وضعیت کدگذاری اسناد موجود در آرشیو ملی ایران و پیشنهاد روش مناسب برای کدگذاری اسناد موجود در آرشیو ملی ایران است.
روش/ رویکرد پژوهش: پژوهش حاضر از نوع روش شناسی ترکیبی است که در آن، از هر دو روش کمّی و کیفی به طور همزمان بهره گرفته شده است. در بخش کمّی، برای گردآوری داده ها از پرسشنامة محقق ساخته و در بخش کیفی از فن مصاحبة ساختاریافته استفاده شده است. تعداد 17نفر از متخصصان آرشیو در آرشیو ملی ایران با توجه به میزان تجربه، سوابق کاری، و میزان آشنایی ایشان با حوزة تنظیم و توصیف و کدگذاری اسناد آرشیو به عنوان جامعة پژوهش انتخاب شدند. از این میان، تعداد 15 نفر به پرسشنامه پاسخ دادند و همزمان با آن، پرسش های مصاحبه به صورت ساختاریافته در اختیار افراد جامعه قرار گرفت که از بین ایشان 8 نفر به پرسش های مصاحبه پاسخ دادند.
یافته های پژوهش: یافته های بخش کمّی پژوهش نشان داد که کمتر از نیمی از کارشناسان، به میزان خیلی زیاد معتقدند که باید نظام کدگذاری کارآمدتری جایگزین نظام کدگذاری فعلی در آرشیو ملی ایران شود و بیشتر از نیمی از پاسخ دهندگان، به میزان زیادی معتقدند که نظام کدگذاری فعلی اسناد آرشیو ملی ایران، شیوه و الگوی مناسبی برای کدگذاری اسناد آرشیو ملی ایران است. یافته های بخش کیفی پژوهش نشان داد شماره های متنوعی برای بازیابی اسناد مورد استفاده قرار می گیرند و نظام کدگذاری کنونی دارای مشکلات زیادی است. بیشتر مصاحبه شوندگان معتقدند که بین عناصر شمارة بازیابی، هماهنگی لازم وجود دارد و بهتر است که کدگذاری در سطح تک تک اقلام صورت گیرد.
نتیجه گیری: با توجه به تنوع یافته های پژوهش، در پایان پیشنهاد شد که کدگذاری اسناد نوشتاری(متنی-کاغذی) موجود در آرشیو ملی ایران به ترتیب شامل عناصر رمزکشور، شمارة انتقال، شمارة منشأ، شمارة مخزن، شمارة ردیف، و شمارة فقره باشد.