در این مقاله، ابتدا ضمن اشاره به اهمیت فرایندهای سندپردازی و تنظیم و توصیف به عنوان قلب فعالیت های آرشیوی، به شرح اصول پنجگانه تنظیم مواد آرشیوی پرداخته می شود. سپس اصول پنجگانه تنظیم مواد آرشیوی، سطوح تنظیم و نظارت، منشا، نظم اولیه، رویکرد متعادل و منابع سازمانی به تفصیل شرح داده می شوند. در ادامه، تعریف و اهمیت توصیف محتوای مواد آرشیوی از طریق ارائه فهرست های راهنما بیان می شود. فهرست های راهنما که ابزار نظارت مدیریتی و توصیف آرشیوی معرفی می شوند، سه دسته اند، ابزارهای نظارت داخلی، فهرست های ارجاعی درون سازمانی، و فهرست های ارجاعی برون سازمانی. گروه آخر خود به چهار گروه، تقویم ها، سیاهه ها، راهنماها و نظام های شبکه ای اطلاعات تقسیم می شود. در پایان، توجه جدی به استانداردهای تنظیم و توصیف اسناد توصیه می شود.
مقاله حاضر، به منظور کمک به کتابداران و آرشیویستها در گزینش نرم افزار مطلوب، به بررسی قابلیتهای نرم افزارهای جامع کتابخانه ای فارسی در زمینه منابع آرشیوی می پردازد. جامعه آماری این پژوهش، کتابداران و آرشیویستهای کتابخانه ها و مراکز اسناد کشور هستند. پژوهش حاضر از نوع کاربردی است و به روش پیمایشی انجام شده است. جهت گردآوری داده ها، از پرسشنامه ای که در قالب یک صفحه وبی طراحی شده و از طریق نشانی اینترنتی در دسترس جامعه آماری قرار گرفته، استفاده شده است. یافته های پژوهش، نشان می دهد که نرم افزار کتابخانه ای پارس آذرخش با فراوانی 28 و درصد 3/68 ، بیش ترین موارد کاربری را در نزد کتابداران و آرشیویستها دارد. پس از آن، نرم افزار سیمرغ با فراوانی 5 یعنی 2/12 درصد و نرم افزار نوسا با فراوانی 4 یعنی 8/9 درصد، مورد استفاده کتابداران و آرشیویستها است. نتایج پژوهش، همچنین حاکی از این است که میزان رضایت کتابداران و آرشیویستها از قابلیتهای نرم افزارهای جامع کتابخانه ای در حوزه مدیریت منابع آرشیوی، در سطح متوسطی قرار دارد. این یافته، نشان می دهد که اغلب نرم افزارهای کتابخانه ای، به رغم ادعای خود مبنی بر جامعیت و پوشاندن تمام زمینه های مربوط به کتابخانه و آرشیو، تاکید بیش تری بر منابع کتابخانه ای دارند و منابع آرشیوی با حداقل توجه مواجه هستند.
در سراسر جهان، سازمانها و مؤسساتی تاسیس شده اند که وظیفه آنها جمع آوری، سازماندهی، نگهداری و اطلاع رسانی اسنادی است که یا افراد یک کشور خاص تولید کرده اند یا دیگران درباره آنان نوشته اند. این گونه سازمانها، در کشورهای مختلف با عنوانهای متفاوتی همچون مرکز اسناد ملی، مرکز مدارک ملی، مرکز مدارک و اسناد ملی، سازمان اسناد ملی، آرشیو ملی، سازمان آرشیو ملی، مرکز آرشیو ملی و مانند اینها، خوانده می شوند. وظایف و اهداف تمامی این سازمانها صرف نظر از کشوری که به آن تعلق دارند، یکسان است. در این مقاله، سعی خواهد شد، نخست وجوه مشترک و متمایز آرشیو و اسناد مشخص شود، آنگاه ضمن ارائه تعاریفی برای آرشیو و آرشیو ملی، نامگذاریهای متفاوت در این زمینه بررسی گردد، و سپس عنوانی برای سازمان موردنظر با وظایف مشخص شده در کشورمان پیشنهاد شود.