رضا شهرابی فراهانی

هدف : تبیین وضعیت فعلیِ گردش کار در بخش تنظیم و توصیف اسناد و عرضه خدمات آرشیوی به مراجعان در معاونت آرشیو ملی سازمان اسناد و کتاب خانه ملی ایران و بررسی چالش های موجود در این حوزه ها. روش/ رویکرد پژوهش : روش پژوهش به صورت ترکیبی شامل روش کیفی و پیمایش تحلیلی است. پرسش از متخصصان آرشیو ملی برای آگاهی از شرایط فعلی و مدل سازی از گردش کار مطلوب و تهیه پرسش نامه و پرسش از آرشیویست ها با هدف بررسی میزان انطباق فرایندهای تدوین شده با شرایط فعلی در حوزه های کاری مدنظر در آرشیو ملی ایران انجام شده است. یافته ها و نتیجه گیری : براساس پاسخ های دریافت شده، به دلیلِ شرایط مطلوبِ طراحی شده در بخش های تنظیم و توصیف اسناد، و رقمی سازی و عرضه خدمات آرشیوی اسناد، راه اندازی زیرساخت نرم افزاری جامع مدیریت اسناد که براساس فرایندهای مطلوب عملیاتی بشود، به طورکامل وضعیت موجود را پوشش خواهد داد.

هدف: در طول همه گیری کووید-19، کتابخانه های سراسر جهان با انتخاب های سختی در مورد خدمات و نحوه ارائه، از محدودیت های حداقلی تا بسته شدن کامل روبرو شدند. فراگیری بیماری کووید-19، تعطیلی کتابخانه ملی و عدم ارائه خدمات حضوری باعث شد کتابخانه ملی ایران خدمات مرجع مجازی خود را نسبت به قبل گسترش داده و در تلاش است که فعالیت های خود را در این حوزه ارتقاء دهد. در این راستا، هدف پژوهش حاضر بررسی تأثیر همه گیری کووید-19 بر سؤالات دریافتی از طریق درگاه گفتگوی همزمان مرجع مجازی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران بود. لذا، سوالات مطرح شده از این درگاه مرجع مجازی در طول دو سال 1398 و 1399 و میزان رضایت کاربران از این خدمت بررسی شد. روش: برای انجام این پژوهش تحلیل محتوای سوالات مطرح شده و تحلیل کمّی تراکنش های انجام گرفت. مدت زمان انجام هر تراکنش، موضوع سوالات مطرح شده و میزان رضایت کاربران از درگاه گفتگوی همزمان مرجع مجازی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران ارزیابی شد.بدین منظور ترااکنش های انجام شده از طریق درگاه گفتگوی همزمان مرجع مجازی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران شامل 3098 تراکنش در سال 1399 استخراج شد. به منظور تجزیه و تحلیل محتوای هر گفتگو و پاسخ به پرسشهای اساسی پژوهش، نمونه گیری با استفاده از جدول مورگان انجام و 341 مورد انتخاب شد. از آنجایی که در برخی از تراکنش ها بیش از یک سؤال مطرح شده، تعداد 1931 سوال بررسی گردید. یافته ها: یافته های پژوهش نشان داد تعداد سؤالات دریافتی از طریق درگاه گفتگوی همزمان مرجع مجازی به طور قابل توجهی در طول همه گیری به دلیل افزایش ساعت ارائه خدمت افزایش یافته است. 47.8 درصد محتوای سوالات مطرح شده مربوط به خدمات کتابخانه، 28.35 درصد در مورد نحوه دسترسی به منابع، 8.02 درصد مربوط به پرسش های پژوهشی و جستجوی موضوع خاص، 8.07 درصد مربوط به جستجو در کتابشناسی ملی ایران و در نهایت 7.76 درصد مربوط به دسترسی به پایگاه های اطلاعاتی بوده است. میزان رضایت 90.4 درصد کاربران از خدمت گفتگوی همزمان «عالی» توصیف شده است. رشد 6 برابری استفاده از درگاه گفتگوی همزمان نشان دهنده استقبال کاربران از افزایش ساعت این درگاه مرجع مجازی است. میزان استفاده از گفتگوی همزمان از 508 مورد در سال 1398 به 3098 مورد در سال 1399 افزایش یافته است. به طور میانگین در هر تراکنش 5 پرسش مطرح شده است. بیشترین استفاده کنندگان از خدمت گفتگوی همزمان در گروه علوم انسانی و کمترین آن مربوط به گروه علوم پزشکی است. یکی از دلایل استقبال گروه علوم انسانی از خدمات مرجع مجازی کتابخانه ملی، نحوه گردآوری داده جهت پژوهش در این گروه تحصیلی بوده که بیشتر مبتنی بر مطالعات کتابخانه ای است. نتیجه گیری: یکی از مهم ترین اقدامات کتابخانه ملی در همان روزهای آغازین همه گیری شیوع کووید-19 و درپی تعطیلی کتابخانه در راستای توسعه خدمات اطلاع رسانی و کمک به رفع نیازهای اطلاعاتی اعضاء و کاربران، افزایش ساعت گفتگوی همزمان بود. به این ترتیب گفتگوی همزمان با کاربران علاوه بر رفع نیازهای اطلاعاتی آنها، فرصت مناسبی برای دریافت بازخورد و انتظارات معقول کاربران از خدمات کتابخانه ای نیز فراهم نمود که منجر به ارائه خدمات جدید گردید. خدمات تهیه نسخه رقومی از منابع کتابی، غیرکتابی و نشریه با رعایت مالکیت معنوی منابع، از جمله خدمات مهمی بود که به منظور رفع این بخش از نیازهای کاربران راه اندازی گردید و در حال حاضر این خدمت به صورت الکترونیکی برای کلیه کاربران عضو و غیرعضو کتابخانه ملی با ارسال درخواست به آدرس پست الکترونیکی ارائه می شود.

هدف : شناسایی وضعیت موجود فرایند فراهم آوری اسناد در آرشیو ملی ایران، چالش های آن و طراحی فرایندهای ایدئال برای این حوزه باتوجه به الزامات و قوانین موجود و با کمک سامانه جامع مدیریت اسناد. روش ٫ رویکرد پژوهش : روش پژوهش به صورت ترکیبی شامل روش کیفی و پیمایشی تحلیلی است. جامعه پژوهش در بخش نخست شامل 5 نفر از خبرگان و مجرّبان حوزه اسناد آرشیو ملی بودند که به صورت هدف مند و با معیار انتخاب شدند و در بخش بعدی شامل 21 نفر از شاغلان حوزه آرشیو ملی بودند که به صورت سرشمار انتخاب شدند. ابزار پژوهش در بخش نخستِ پژوهشْ مصاحبه با خبرگان آرشیو ملی و در بخش دوم توزیع پرسش نامه بین شاغلان حوزه آرشیو ملی بود. یافته ها و نتیجه گیری : باتوجه به پاسخ متخصصان آرشیو مشخص شد که فرایندهای ایدئال طراحی شده در حوزه فراهم آوری اسناد درصورت راه اندازی سامانه جامع مدیریت اسناد -که طبق همین فرایندها طراحی می شود- پوشش دهنده فعالیت های جاری این بخش ها هست و با وضعیت موجود تفاوتی معنادار ندارد و بنابراین فرایندهای ایدئال طراحی شده تأیید می شود.