هم‌اندیشی
حوزه های تخصصی:
دریافت مقاله
آرشیو
چکیده
متن
هدف این چک‌لیست، قادر ساختن یک مدیر پر کار برای برگزاری یک جلسه هم‌اندیشی با یک گروه خاص و کمک به حل یک مسئله ویژه یا دستیابی به یک فرصت منحصر به فرد از طریق هم‌اندیشی در شرایطی است که این مدیر تجربه قبلی در زمینه این گونه هم‌اندیشی‌ها ندارد یا در حداقل میزان ممکن، آماده برگزاری یا شرکت در چنین جلساتی است.
مقدمه
هم‌اندیشی، در برگیرنده مبحثی باز و همزمان برای دستیابی به ایده‌های جدید است. هم‌اندیشی ابزاری برای دستیابی به تعداد بیشتری از عقاید یک گروه از افراد، در مدت زمانی کوتاه است. هم‌اندیشی می‌تواند ارزش فراوانی برای شناسایی فرصت‌هایی همچون توسعه بازار، مقابله با مسایل و مشکلات سازمانی یا – به طور کلی – حل مسئله داشته باشد.
مزایا
• هم‌اندیشی به سرعت باعث شکل‌گیری تعداد زیادی از مفاهیم و ایده‌های جدید می‌شود.
• هم‌اندیشی می‌تواند افراد را درگیر کار کرده و به آنها اجازه دهد تا احساس کنند که مشارکت مثبتی دارند.
معایب
• پرگویی افراد می‌تواند جلسه را از مسیر اصلی خود منحرف کند.
• پرداختن افراد به مسایل نه چندان مهم می‌توان مشکل آفرین باشد.
چک‌لیست اقدام
مقدمات
1. مسئله یا فرصتی را که قرار است در یک جلسه هم‌اندیشی مطرح شود، مشخص کنید
یک موضوع مهم را انتخاب کنید که مشارکت دیگران در جلسه هم‌اندیشی را توجیه می‌کند. این امر باید دربرگیرنده یک رویکرد مناسب و تعدادی از راه‌‌حل‌های قابل اجرا باشد.
2. ساختار، مقاصد و اهداف را در نظر بگیرید
اگرچه جلسه هم‌اندیشی، باز و عمومی است اما نباید جلسه‌ای بی سر و سامان باشد. مشخص کنید که دنبال چه هستید، چه هدفی را دنبال می‌کنید و می‌خواهید چگونه به آن دست یابید.
3. یک تسهیل‌کننده را انتخاب نمایید
انتخاب یک تسهیل‌کننده مناسب، حیاتی است. او باید فردی مطلع و با ذهن باز باشد که علاقه‌مندی و توانایی برقراری ارتباط با دیگران را دارا است، از این کار لذت می‌برد و می‌تواند دیگران را جذب کند. حتماً لازم نیست که تسهیل‌کننده فردی ارشد در جلسه باشد اما او باید موجبات رضایت شرکت‌کنندگان را فراهم کند، فضایی باز و آزاد را ایجاد نماید، افراد را کنترل نماید، با تأکید بر موضوعات مورد نظر، به حفظ و هدایت روند جلسه کمک کند و نوعی فضای با نشاط را خلق کند. اما مهم‌ترین نکته آن است که او باید بتواند، جریان اطلاعات را حفظ کند.
تسهیل‌کننده باید احساس آرامش و راحتی مناسبی از اداره جلسه هم‌اندیشی داشته باشد. وی باید طرح و شیوه روشنی برای حصول اهداف و نتایج پیش‌بینی شده داشته باشد. او باید حتی‌المقدور تضمین نماید که گروه به مثابه یک تیم کاری فعالیت می‌کند و نسبت به آنچه که در نهایت به دست می‌آید، احساس مالکیت و مسئولیت می‌کند.
4. یک مکان مناسب را در نظر بگیرید
این امر تا حدی زیادی به زمان تعیین شده برای جلسه بستگی دارد. اگر زمان کافی وجود دارد، انتخاب مکانی دورتر از محل معمول فعالیت‌های افراد مناسب‌تر است. این امر به افراد اجازه می‌دهد تا نوعی حس تازگی و شادابی نسبت به کسب و کارشان پیدا کنند.
5. گروهی از افراد مختلف را دعوت کنید
هم افرادی را دعوت کنید که هیچ اطلاعی در مورد مسایل مطروحه در جلسه هم‌اندیشی ندارند و هم افرادی که متخصص و کارشناس آن حوزه‌ها هستند. افراد غیرمتخصص چندان اطلاعی از جزییات ندارند و همین امر باعث می‌شود تا دیدگاه‌هایی تازه را بیان کنند.
6. در مورد حجم گروه تصمیم‌گیری کنید
هیچ عدد مشخصی برای تعداد شرکت‌کنندگان وجود ندارد هر چند که وقتی قرار است عقاید تازه‌ای مطرح شوند، کمتر از پنج نفر مناسب نیست و بیش از 10 نفر را هم نمی‌توان کنترل کرد. معمولاً شش تا هشت نفر مناسب است هر چند که این امر به سبک کاری تسهیل‌کننده و ماهیت مسایلی که قرار است بدان‌ها پرداخته شود، بستگی دارد.
7. تجهیزات مناسب را سفارش دهید
باید تمامی ایده‌هایی را که مطرح می‌شوند، ثبت و ضبط نمایید. ممکن است دستگاه ضبط صوت نوعی حس منفی را در بیان آزادانه عقاید ایجاد کند. از یک فیلیپ چارت برای بیان صریح و آزادانه عقاید افراد بهره بگیرید.
8. صندلی‌ها را به گونه‌ای بچینید که فضایی آرام‌بخش را تداعی کنند
از سالنی استفاده نکنید که دربرگیرنده ردیف‌های ثابت صندلی است. شکل‌های راحت‌تر، ارجح هستند. معمولاً صندلی‌ها به صورت دایره یا به صورت حرف U چیده می‌شوند. تسهیل‌کننده‌ای که با وضعیت سالن آشنا نیست، باید قبل از برگزاری جلسه، وضعیت صندلی را بررسی نماید.
9. یک جدول زمانی را تدوین نمایید
سعی کنید تمرکز داشته باشید و به خاطر داشته باشید که هم‌اندیشی می‌تواند از یک فرآیند پویا به یک جلسه بسیار خسته‌کننده تبدیل شود. برای رفع خستگی افراد، به 10 تا 20 دقیقه زمان استراحت نیاز است. دو ساعت زمانی بسیار طولانی برای هم‌اندیشی است – وقتی در افراد نشانه‌هایی دال بر خستگی مشاهده کردید، جلسه را دقایقی متوقف کنید تا افراد برای مدتی کوتاه رفع خستگی نمایند. پس از یک ساعت جلسه، 20 دقیقه زمان استراحت مطلوب است.
10. زمانی مناسب از روز را انتخاب کنید
متأسفانه، ارایه مشاوره در این بخش بسیار دشوار است زیرا ما تفاوت‌های عدیده‌ای با یکدیگر داریم. برخی افراد زمانی بهتر هستند که ذهنشان کمتر فعال است و زمان آرامش بیشتری دارند. دیگران زمان صبح را ترجیح می‌دهند یعنی وقتی که دارای بالاترین انرژی برای فعالیت‌های ذهنی می‌باشند یا حداقل از خستگی کار روزانه رنج نمی‌برند.
جلسه
1. مسئله/ هدف را بیان کنید
مسئله را بیان کرده و آن را برای گروه تشریح کنید. مطمئن شوید که همه افراد شرکت‌کننده دارای درک روشنی از هدف جلسه هستند.
2. مسئله را دوباره بیان نمایید
گروه را ترغیب کنید تا مدتی خود را از مسئله دور کنند، دقایقی قدم بزنند و آن را از زوایای مختلفی مد نظر قرار دهند. مسئله را به شکل دیگری تعریف کنید. برخی جملات می‌توانند مستقیماً بیان خود مسئله باشند و برخی جملات نیز می‌توانند ابعاد جدیدی از آن را روشن کنند.
3. مسئله را مورد هم‌اندیشی قرار دهید
راه‌کارهای زیر را به کار بگیرید:
• از روش‌های زیر برای دستیابی به ایده‌های بیشتر بهره بگیرید:
o یک دقیقه تنفس در نظر بگیرید و از گروه بخواهید قبل از شروع جلسه، به عقایدی بیاندیشند که قبلاً مطرح شدند.
o هدفی را تعیین کنید مانند «به جای پنجاه ایده، فقط به شش ایده نیاز داریم!»
o برای پیگیری رئوس مطالب، هر از چندگاهی ایده‌های طرح شده را بازخوانی کنید.
• آزادی عملی مناسبی را برای ارایه عقاید فراهم کنید.
• هم به کیفیت توجه کنید و هم به کمیت.
• از افراد بخواهید نظر خود را درباره عقاید دیگران مطرح کنند.
4. ایده‌های برتر را مد نظر قرار دهید
از گروه بخواهید فهرستی از ایده‌های برتر را تهیه کنند. از آن به عنوان یک نقطه شروع استفاده کنید تا بتوانید به ایده‌های بیشتری دست یابید.
5. جلسه را به پایان برسانید
پنج دقیقه قبل از اتمام زمانبندی شده، به افراد اعلام کنید که جلسه به زودی به اتمام خواهد رسید. شرکت‌کنندگان تمایل دارند بدانند که قرار است چه اتفاقی در آینده رخ دهد. به آنها بگویید که مطالب جلسه تایپ و در بین آنها توزیع خواهد شد. برای حفظ تازگی مطالب و جلوگیری از فراموشی افراد، این کار را در عرض 24 ساعت پس از پایان جلسه انجام دهید.
ارزیابی
1. عقاید خود را رتبه‌بندی کرده و ایده‌های برتر را انتخاب کنید
وقتی فهرست ایده‌های مطرح شده در جلسه هم‌اندیشی را توزیع می‌کنید، از تیم خود بخواهید تا به آنها امتیاز بدهند: 3 امتیاز برای ایده‌هایی که برتر هستند؛ 2 امتیاز برای ایده‌هایی که عملی هستند اما به اندکی تغییر نیاز دارند و 0 امتیاز برای ایده‌هایی که هیچ نکته مهمی ندارند. مسلماً این کار نیازمند منابع زیادی است و حتی ممکن است باعث شود که اهداف اولیه محقق نشوند.
2. فهرستی کوتاه از ایده‌های عملی تهیه کنید
سعی کنید معیارهایی همچون هزینه، عملی بودن، قابل پیش‌بینی بودن، قابل قبول بودن یا دارای معیار زمانی مناسب بودن را در نظر بگیرید.
3. از هم‌اندیشی معکوس استفاده کنید
• به چه طرقی ممکن است یک ایده با شکست مواجه شود؟
• عوامل منفی چه هستند؟
• احتمال سیر نزولی یک سازمان در چیست؟
4. از معیارهای کلیدی ارزیابی استفاده کنید
• هزینه یک ایده چقدر است؟
• آیا این ایده، برای مدیریت، کارکنان و مشتریان قابل قبول است؟
• آیا عملی است؟
• آیا قانونی است؟
• تحقق آن چقدر طول می‌کشد؟
• ایده‌های رقیب چه هستند؟
• این ایده چقدر ضرورت و اضطرار دارد؟ اگر اکنون انجام نشود، آیا ممکن است باعث از دست رفتن فرصتی خاص شود؟
پرسش‌های مهم
آیا سازمان شما باید:
• نوآورتر شود؟
• با استفاده از خلاقیت یا پاسخ‌های خلاقانه، مسایل را حل کند؟
• به سرعت ایده‌های جدیدی را خلق کند؟
برای هم‌اندیشی
بایدها:
در جلسه هم‌اندیشی، تسهیل‌کننده باید:
• یک فضای غیررسمی ایجاد کند؛
• از شیوه‌های متنوعی برای دستیابی به ایده‌های مختلف استفاده نماید؛
• نسبت به سطوح متفاوت انرژی شرکت‌کنندگان حساس باشد.
نبایدها:
تسهیل‌کننده نباید:
• از ضبط صوت استفاده کند؛
• اجازه اظهاراتی دال بر ارزیابی یا نقد نظرات دیگران را بدهد؛
• اجازه دهد جلسه بیش از حد طولانی شود؛
• اجازه دهد جلسه به بیراهه کشیده شود.
برای اطلاعات بیشتر
کتاب:
« هم‌اندیشی: چگونه ایده‌هایی موفق را خلق کنیم»، چارلز کلارک، 1989
مقاله:
« هم‌اندیشی سانده می‌تواند شکاف‌ها را پر کند»، تونی بوزان، نشریه بازاریابی کسب و کار، شماره 18، 1993
«چالش بزرگ ما این است که بخواهیم از پس جماعتی برآییم که پولشان از ما بیشتر است. امروزه ایده، کالایی ارزان برای خیلی‌ها است.» دیو هیرت
«تمرکز فشرده بر روی موضوعات مختلف و پس از ساعات متمادی، باعث می‌شود که افراد به منابعی دست یابند که قبلاً آنها را در اختیار داشته‌اند اما نمی‌دانسته‌اند.» ادوین لاند
تبلیغات
