انجام یک ممیزی اطلاعات

این چک‌لیست به فرآیندهای موجود در ممیزی اطلاعات می‌پردازد.
مشکلات فزاینده‌ ناشی از حجم بالای اطلاعات و نیاز به اتخاذ هر چه سریع‌تر تصمیمات، بدان معنا است که به راحتی می‌توان وارد مسیری غلط در بکارگیری سیستم‌ها برای حمایت از تصمیمات شد. اگر اطلاعات دقیق کلید یک تصمیم‌گیری کارآمد هستند، ممیزی اطلاعات شما را قادر می‌سازد تا ببینید چه سیستم‌های اطلاعاتی برای انجام وظایفتان مناسب هستند.
ممیزی می‌تواند در سطوح فردی یا سازمانی رخ دهد – در این مقاله، رویکردهای هر دو عرصه به شما معرفی شده‌اند.
تعریف
ممیزی اطلاعات نیازمند ترکیبی از افراد و فن‌آوری‌ها است که تضمین می‌نمایند اطلاعات مناسب، در زمان مناسب و در مکان مناسب در اختیار افراد مناسب قرار خواهند گرفت. این امر نیازمند معیارهایی برای ارزیابی هزینه‌ها و مزایای سیستم‌های عملیاتی است.
این گونه ارزیابی‌ها نیازمند بکارگیری افراد متخصص هستند به ویژه در گرایش‌های منابع انسانی، فلو چارت‌های اطلاعاتی، ابزار تکنولوژیکی، پایگاه داده‌ها و بانک‌های اطلاعاتی.
مزایا
سازمان شما درمی‌یابد که:
• چه اطلاعاتی منتشر شده‌اند اما هنوز مزایایی به دنبال نداشته‌اند؛
• چه اطلاعاتی مورد نیاز هستند اما موجود نیستند؛
• تفاوت میان آنچه که مورد نیاز است و آنچه که وجود دارد، چیست؛
• برای برآورده کردن تقاضا، چه اقداماتی باید انجام شوند؛
• چگونه می‌توان بهترین اطلاعات را در اختیار کاربران واقعی آنها قرار داد.
مشکلات
• این امر کاری است که نیازمند صرف وقت، صرف انرژی، بکارگیری مهارت‌ها، صبر زیاد و صداقت است – به طور خلاصه نیازمند حضور متخصصان مالی و منابع انسانی است – تا بتوان به نگرشی جامع، منعطف و قابل ارتقا درباره‌ آنچه که در حال رخ دادن است، آنچه که خوب یا بد است و آنچه که باید اکنون و به طور مستمر انجام شود، دست یافت.
• اگرچه این روشی رایج است اما تعیین ارزش اطلاعات تنها بر پایه‌ هزینه‌ها، اشتباه است. بی‌زمان بودن اطلاعات و همچنین ارتباط و دقت اطلاعات، تأثیر اطلاعات بر کارآیی و بهره‌وری سازمان، و نقش اطلاعات در فرآیند تصمیم‌گیری، موضوعاتی هستند که نادیده گرفته می‌شوند.
چک لیست اقدام
برای سازمان‌ها و یا ادارات
1. یک بررسی اولیه انجام دهید
حقایق وضعیت خود را دریابید. قبلاً از این که بفهمید دارید کجا می‌روید، مهم است جایگاه و وضعیت فعلی خود را بشناسید. تصویری از اطلاعات مهمی را ترسیم کنید که سازمان در اختیار دارد. سعی کنید اهداف سازمان، فرهنگ مدیریتی آن و ساختار سازمانی آن را درک کنید. این امر نمایانگر بستر و چشم‌اندازی برای آن دسته از منابع اطلاعاتی است که سازمان در اختیار دارد.
2. برای انجام کارتان، منابع کافی را تأمین کنید
یک تیم ممیزی تشکیل دهید. شما به افرادی با دانش، تجربه، قدرت قضاوت و موقعیتی مناسب در سازمان برای انجام تحقیق و بررسی خود نیاز دارید. تیم باید روشی را برای اجرای تحقیق خود، دستیابی به افراد و مدارک مناسب، اختصاص زمان کافی برای انجام وظایف مورد نیاز و تضمین دریافت کمک از مدیریت ارشد مشخص کند.
3. چارچوبی را برای ممیزی ایجاد کنید
به منظور تضمین یکپارچگی در سازمان، یک رویکرد عمومی را در نظر بگیرید. ملاحظات زیر را در مد نظر قرار دهید:
• افراد باید چه اطلاعاتی را کسب، ایجاد، پردازش یا منتقل کنند؟
• چه کسانی و به چه صورتی باید در این فعالیت‌ها درگیر شوند؟
• چه رویه‌های کنترلی باید به کار گرفته شوند؟
• ماهیت کنترل و اختصاص بودجه چگونه است؟
• چه اطلاعاتی به طور کامل یا نسبی مورد استفاده قرار می‌گیرند و چه اطلاعاتی اصلاً استفاده نمی‌شوند؟
• چه اطلاعاتی مورد نیاز هستند ولی موجود نمی‌باشند؟

4. معیارها و ارزش‌هایی را به منظور ارزشیابی کارآیی و اثربخشی کار در نظر بگیرید
روش‌های ارزشیابی اهمیت اطلاعات جمع‌آوری شده را تعیین کنید. مثلاً این اطلاعات می‌توانند چه ارزش‌ها و اهمیتی به دنبال داشته باشند؟ با کمک این اطلاعات می‌توان چه کاری انجام داد؟ این اطلاعات تا چه میزان قابل استفاده هستند؟
هزینه‌ اکتساب، پردازش، ذخیره‌سازی و ارایه‌ اطلاعات، یک ملاحظه‌ بسیار مهم است اما این امر الزاماً مؤید کارآیی یا عملکرد منابع اطلاعاتی، فعالیت‌ها یا نتایج حاصله نیست. می‌توان ارزش یا کارآیی را بر اساس شرایطی کیفی‌تر و مشخص‌تر ارزیابی کرد مانند دقت، ارتباط و نقش اطلاعات در تصمیم‌گیری، سهولت استفاده، و تأثیر بر کارآیی، سودآوری و نتیجه‌ نهایی.
5. تمام جزییات ممیزی اطلاعات را مد نظر قرار دهید
ممیزی اطلاعات باید حداقل شرایط ذیل را داشته باشد:
• کارکنان به چه اطلاعاتی دست می‌یابند؟ از چه منابعی؟ با چه هزینه‌ای؟ چگونه از این اطلاعات استفاده می‌شود؟
• کارکنان چه اطلاعاتی را خلق می‌کنند؟ چه اتفاقی در مورد این اطلاعات رخ می‌دهد؟
• چه اطلاعاتی ذخیره می‌شوند و چرا؟ هدف از این کار چیست؟
• چه اطلاعاتی تصویب و سپس تحویل می‌شوند؟ به چه کسانی؟ با چه هدفی و به چه شکلی؟
• آیا میان اطلاعات مورد نیاز و اطلاعات موجود، هماهنگی یا شکافی دیده می‌شود؟
• مهارت‌ها و مسئولیت‌های افرادی که باید این گونه وظایف را انجام دهند، چه می‌باشند؟
• چه ابزار و تجهیزاتی موجود هستند؟
• آیا هیچ سند کنترل‌کننده‌ای همانند اساسنامه یا راهکارهای مستند وجود دارند؟
• آیا برخی اطلاعات فراتر از نیازها هستند؟
• آیا ممکن است برخی فعالیت‌های پردازش اطلاعات، بی‌نتیجه باشند؟
• چه میزان بودجه مورد نیاز است؟ چگونه می‌توان به رقم بودجه دست یافت؟ چقدر بودجه کافی است؟ چه کسی آن را کنترل می‌کند؟ چه معیارهای کنترلی برای آن وجود دارند؟
6. از اطلاعات گردآوری شده برای ترسیم جریان اطلاعات استفاده کنید
فلوچارت‌هایی را ترسیم کنید که می‌توانند نمایانگر حوزه‌ها، فرآیندها، توابع و فعالیت‌هایی باشند که از طریق آنها می‌توان از اطلاعات برای پی بردن به نقاط ضعف استفاده کرد.
7. اثربخشی فعالیت‌ها و منابع اطلاعاتی را ارزیابی کنید
وقتی اطلاعات گردآوری شدند، این پرسش‌ها را مطرح کنید:
• این فعالیت‌ها یا منابع تا چه حد به تحقق اهداف شما کمک می‌کنند؟
• این منابع و فعالیت‌ها، از نظر معیارهای زمانی و هزینه‌ای، تا چه حد مبتنی بر نیازهای شما هستند؟
• آیا می‌توان به طور مستقیم یا غیرمستقیم، نتایج مثبت و منفی را مرتبط با آنها دانست؟
• آیا باید آنها را با نیازهای متغیر تطبیق داد؟
• آیا تناسب خوب یا بدی میان منابع و نتایج حاصل از آنها وجود دارد؟
• آیا میان وظایف مختلف، شکاف‌های اطلاعاتی دیده می‌شوند؟
• آیا حوزه‌هایی وجود دارند که در آنها خلأ اطلاعاتی احساس شود؟
8. یافته‌ها را گزارش کنید
بر مهم‌ترین حوزه‌هایی تمرکز کنید که فاقد هماهنگی هستند. همچنین افراد، مهارت‌ها و منابع مورد نیاز برای تصحیح آنها را پیشنهاد کنید. گزارش خود را با توصیه‌ مجموعه‌ای از اقدامات عملی به پایان برسانید.
ممیزی فردی
• آیا اطلاعات شما باید نظام‌مند باشند یا باید تنها در صورت نیاز به سراغ آنها بروید؟
• آیا همه از اطلاعات شما آگاه هستند یا آنها به مثابه‌ اسرار شما می‌باشند؟
• آیا منابع اطلاعاتی خود را ارزیابی می‌کنید؟
• آیا آنچه را که قبلاً انجام داده‌اید، ارزیابی می‌کنید؟
• آیا سعی می‌کنید به ارزش اطلاعات خود بیفزایید؟
• آیا به نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای مناسب دسترسی دارید؟
• آیا اطلاعاتی را که به دست می‌آورید، بایگانی می‌کنید؟ این کار را برای استفاده‌ اضطراری انجام می‌دهید یا استفاده‌ بلند مدت؟
• وقتی اطلاعاتی را در اختیار دیگران قرار می‌دهید، می‌دانید چه بر سر آن اطلاعات می‌آید؟
• آیا اطلاعات را در زمان مناسب دریافت می‌کنید؟
• آیا اطلاعات شما درست و قبال اعتماد هستند؟
• آیا آنها ارزش نگهداری برای استفاده در آینده را دارند؟
• آیا آنها ارزش منتقل شدن به دیگران را دارند؟
• اگر به این اطلاعات نیاز داشته باشید، می‌توانید به سادگی به آنها دسترسی پیدا کنید؟
• آیا می‌دانید در کجا به دنبال اطلاعات خود باشید؟
• اگر اطلاعات به دستتان نرسند، آیا خودتان تلاش می‌کنید تا به سراغ اطلاعات بروید و به آنها دست یابید؟
برای انجام ممیزی اطلاعات
بایدها
• نیازهای کارکنان را به عنوان یک شاخص کلیدی مد نظر قرار دهید.
• روشی را برای مرتبط ساختن منابع و فعالیت‌ها با اهداف و مقاصد خود تدوین کنید.
• سطوح همکاری را ارزیابی کنید.
• فرهنگ و ساختار سازمان را مد نظر قرار دهید.
• آینده‌نگری کنید – تغییرات خیلی زودتر از آنچه که شما فکر کنید، رخ می‌دهند.
نبایدها
• تحت تأثیر محدودیت‌های زمانی و ایده‌های خشک و غیرمنعطف قرار نگیرید.
• در مرحله‌ جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات هیچ وعده و قولی به دیگران ندهید.
پرسش‌های مهم
• آیا به ارزش اطلاعات خود می‌افزایید یا فقط آنها را بایگانی کرده یا در اختیار دیگران قرار می‌دهید؟
• آیا می‌توانید اطلاعات خاصی را مشخص کنید که به آنها نیاز دارید ولی در دسترس شما نیستند؟
• آیا می‌توانید اطلاعات خاصی را مشخص کنید که دریافت می‌کنید ولی به آنها نیاز ندارید؟
برای اطلاعات بیشتر
کتاب:
«مدیریت اطلاعات – پرهیز از حجم بیش از حد اطلاعات»، تریور بنتلی، 1998
«در سرعتی مشخص همچون سرعت نور، شما حتی سایه‌ خود را از دست می‌دهید. در سرعتی مشخص همچون سرعت اطلاعات، همه چیز احساس خود را از دست می‌دهند.» جین بادریلاد
«یک فرد بدون اطلاعات نمی‌تواند مسئولیتی را بپذیرد؛ فردی که اطلاعات را دریافت کند، می‌تواند هر مسئولیتی را بپذیرد.» بیل گور