سیستم‌های اطلاعتی شرکت‌ها

سیستم‌های اطلاعاتی شرکت‌ها
توماس داونپورت
• سیستم‌های اطلاعاتی شرکت‌ها، سیستم‌هایی محوری هستند که از فعالیت‌های کاری در تمامی سازمان‌ها حمایت می‌کنند.
• این سیستم ها از فرآیندهای گسترده‌ کسب و کار حمایت کرده و به عنوان ساختارهای سازمانی در تمامی بخش‌ها و واحدهای کسب و کار وجود دارند.
• مسلما ، اجرا و استفاده‌ موفق از این سیستم‌ها، به طور فزاینده ای کلید بهره‌وری سازمانی، کلید بهبود روابط میان مشتریان و عرضه‌کنندگان، کلید اجرای موفقیت‌آمیز استراتژی رقابتی و در نهایت کلید تجارت الکترونیکی است.
مقدمه
سیستم‌های اطلاعاتی به بخش مکمل کار و رقابت سازمان‌ها تبدیل شده‌اند. سیستم‌هایی که از فعالیت‌های اصلی کسب و کار حمایت می‌کنند، با عنوان سیستم‌های اطلاعاتی سازمان‌ها شناخته می‌شوند. همچنین به این سیستم ها ،سیستم‌های برنامه‌ریزی استفاده از منابع سازمانی نیز اطلاق می‌شود. بدون آنها، هیچ سازمانی نمی‌تواند از مشتریان سفارش بگیرد، کالاهای مورد نیاز را از عرضه‌کنندگان تهیه کند، موجودی کافی در انبارهایش را تضمین کند و یا حقوق کارکنانش را پرداخت نماید. سیستم‌های اطلاعاتی شرکت‌ها شامل سیستم‌هایی به شرح زیر هستند که بسیاری از آنها ارتباط تنگاتنگی با ساختار فعلی تکنولوژیکی آنها دارند:
• حسابداری و مالی
• مدیریت منابع انسانی
• مدیریت فروش و سفارشات
• پشتیبانی و مدیریت عرضه
• تولید
• مدیریت موجودی کالاها
• مدیریت روابط با مشتریان
سیستم‌های اطلاعاتی شرکت‌ها ،شامل سیستم‌هایی نیستند که تنها بخش کوچکی از سازمان را پوشش می‌دهند – مانند سیستم مورد استفاده برای اداره‌ بخش حقوقی. همچنین آنها عموماً شامل سیستم‌های تجزیه و تحلیل داده‌ها یا سیستم‌های تبادل اطلاعات در سازمان و یا سیستم‌های حمایت از اتخاذ تصمیمات نیستند ،بلکه سیستم‌های اطلاعاتی شرکت‌ها عمدتاً متمرکز بر کسب و کار اصلی سازمان هستند. سیستم‌های اطلاعاتی به دلیل اهمیت و پیچیدگیشان، به فرمولی رایج ،برای اعمال و تغییرات کسب و کار اصلی سازمان‌ها بدل شده‌اند. قبلاً شرکت‌ها با مشخص ‌کردن نوع کار خود ،سیستم‌هایی را برای نیل به این اهداف تدوین می‌کردند. امروزه، آنها اول باید بیاندیشند که از طریق سیستم‌هایشان ، به چه اهدافی می توانند دست یابند و سپس اقدام به انجام کار تعیین شده ‌کنند. البته این امر موضوعات مهمی را در زمینه نحوه‌ اجرا، مدیریت و رقابت سازمان‌ها در قبال این سیستم‌های اطلاعاتی، پیش روی شرکت‌ها قرار داده است.
عملی ساختن آن
استفاده از این سیستم‌ها و بهره‌مندی از مزایای آنها
تقریباً همه‌ شرکت‌هایی که سیستم‌های اطلاعاتی را اجرا کرده‌اند، این کار را از طریق خرید و نصب نرم‌افزار آن انجام داده‌اند. شرکت‌هایی همچون SAP، اوراکل و پیپل‌سافت (به ترتیب سهم آنان در بازار) عرضه‌کننده‌ این مجموعه‌های نرم‌افزاری هستند (آنها نرم‌افزارهای حسابداری، مدیریت منابع انسانی و غیره را عرضه می‌کنند). شرکت‌ها سعی می‌کنند نرم‌افزارهایی را انتخاب کنند که متناسب با شرایط خاص سازمانی شان هستند. به دلیل پیچیده بودن این سیستم‌ها، تغییر و اصلاح مرتب آنها پیشنهاد نمی‌شود زیرا این امر انعطاف‌پذیری سازمان‌ها را از میان می‌برد. البته برخی سازمان‌ها سعی کرده‌اند برنامه‌هایی را منطبق با این نرم‌افزارها، تدوین و اجرا کنند که البته این کاری بسیار دشوار و پیچیده است.
فرآیند استفاده از این سیستم ،هم برای سازمان‌های استفاده‌کننده و هم برای سازمان‌های ارایه‌کننده کار دشوار و در عین حال چالش‌برانگیز است. فروشندگان معمولاً نرم‌افزارهایی را ارایه می‌کنند که سازمان‌ها می‌توانند آنها را بر اساس نیازشان خریداری کنند. مثلاً سازمان‌ها باید نرم‌افزارها را بر اساس موقعیت جغرافیایی واحدهایشان، درآمدشان، ارزی که استفاده می‌کنند و کالاها و محصولاتی که تولید می‌نمایند، انتخاب کنند. این گونه انتخاب‌ها بسیار پیچیده بوده و مستلزم داشتن اطلاع دقیق از ساختارها و نیازهای سازمان است. این کار همچنین به اتخاذ تصمیمات فنی و سطح بالایی از ارتباطات میان مدیران و کارکنان فنی احتیاج دارد. بسیاری از مدیران این سیستم‌ها را درک نمی کنند. این ایده که چنین سیستم‌هایی باید روش انجام کسب و کار را تغییر دهند، محدودیت‌هایی را بر سیستم‌های اطلاعاتی وضع می‌کند که درک بسیاری از آنها برای مدیران میسر نیست.
تغییر یک مرتبه‌ای همه چیز
سیستم‌های اطلاعاتی هم فرصت هستند و هم دشوار. در واقع بکارگیری و تلفیق آنها با ساختار شرکت‌ها کار پیچیده‌ای است. سیستم‌های شرکت‌ها برای اینکه کارآمد باشند باید ارتباط تنگاتنگی با فرآیندها، اطلاعات، ساختار سازمانی و استراتژی شرکت‌ها داشته باشند. اگر چنین ارتباطی مثبت باشد، اطلاعاتی به مراتب با کیفیت‌تر از قبل به دست می‌آیند.
در طول اجرا، ماهیت این سیستم‌ها نشان می‌دهند که سازمان باید به یکباره دست به تغییر و تحول بزند. این امر بدان معنا است که باید تضمین شود تمامی ابعاد سازمان تحت تأثیر سیستم قرار گرفته و منطبق با اهداف سیستم هستند. مثلاً اکثر سازمان‌ها دارای اهدافی برای رشد خود هستند و فرآیندهایی کلیدی را دنبال می‌کنند. در اکثر موارد، برخی تغییرات نسبت به شرایط حال مطلوب است. هر سازمانی برای دستیابی به اطلاعات کلیدی مورد نیاز خود به چنین سیستم‌هایی احتیاج دارد. این در حالی است که هر واحد کسب و کار به اطلاعات متفاوتی نیاز دارد. شناسایی و اعمال تغییرات به مراتب دشوارتر از نصب یک سیستم جدید است اما با کمک همین سیستم‌ها است که مدیران و متخصصان می‌توانند تغییرات لازم را اعمال کنند و مسئولیت آنها را نیز بپذیرند.
مضامینی در قبال مزایای رقابتی
پیش بینی شده که با استفاده از مجموعه‌ سیستم‌های اطلاعاتی، یک شرکت بتواند تا 70 درصد اطلاعات مورد نیازش را تأمین کند. از آنجا که این سیستم‌ها در قالب بسته‌ها و مجموعه‌ها ارایه می‌شوند و شباهت‌های بسیار زیادی با یکدیگر دارند، این سؤال مطرح می‌شود که سازمان‌ها چگونه می‌توانند از آنها زیر عنوان یک مزیت رقابتی استفاده کنند.
برخی سازمان‌ها، از این سیستم‌ها صرفاً برای رفع نیازهای کسب و کار خویش بهره می‌برند و به سیستم‌هایی اتکا و اعتماد می‌کنند که از قبل در صنعت آنها نصب شده‌اند. مثلاً شرکت ریباک از یک سیستم اطلاعات رنگ‌ها استفاده می‌کند. این اولین شرکت در صنعت تولید کفش‌های ورزشی بود که از این سیستم استفاده کرد و به توفیق خوبی نیز در این زمینه دست یافت. رقبای آن همچون نایک نیز به سراغ همین سیستم رفتند اما آن را چند سال بعد نصب کردند.
یک روش دیگر اجرای سیستم‌ها صرفاً بر اساس شرایط کسب و کار است نه بر اساس دستیابی به یک مزیت رقابتی. مثلاً شرکت اینتل معتقد است که اولین مزیت آن نسبت به رقبایش، نوع طراحی محصولات و فرآیندهای تولیدی آن است.
گام بعدی در قبال سیستم‌های اطلاعاتی شرکت‌ها چیست؟
تاکنون، سیستم‌های اطلاعاتی شرکت‌ها تنها برای کمک به فعالیت‌های داخلی اجرا شده‌اند. در آینده، این احتمال وجود دارد که این سیستم‌ها به صورتی مرکب و تلفیق شده، در میان چندین سازمان به اجرا درآیند. اگر سیستم‌های عرضه‌کنندگان بتوانند بدون مداخله‌ انسانی با سیستم‌های مشتریان مرتبط شوند، شرکت‌ها بهتر می‌توانند فرآیندهای پشتیبانی و تولیدی خود را هماهنگ سازند و هزینه‌های زنجیره‌ عرضه، به میزان قابل توجهی کاهش خواهد یافت. برخی شرکت‌ها، از قبل کارشان را برای تحقق این هدف آغاز کرده‌اند.
با توجه به شباهت‌هایی که در این سیستم‌ها و در پوشش دادن واحدهای مختلف کسب و کار دیده می‌شود، احتمال دارد که در آینده شاهد همکاری شرکت‌ها و سازمان‌ها در بسیاری از حوزه‌های کسب و کار باشیم. مثلاً شش شرکت نفتی فعال در دریای شمال ،فرآیندهای حسابداری و مالی خود را ترکیب کرده‌اند و اطلاعات مربوط به خدمات خود را به طور مرتب با یکدیگر مبادله می‌کنند. بدین ترتیب باید منتظر افزایش روزافزون سیستم‌های اطلاعاتی در آینده باشیم.
نتیجه
برای سازمانی که باید سیستمی را به اجرا درآورد، گام‌های زیر به اثربخش این کار کمک می‌کنند:
• تعریف پروژه‌ای برای ایجاد یک تحول اساسی در کسب و کار نه پروژه‌ای در قبال یک سیستم.
• انتخاب یک فروشنده‌ مناسب که نیازهای سازمان شما را به خوبی برآورده می‌کند.
• اجرا نکردن تغییرات در فرآیندهای کاری و ساختار سازمانی تا پیش از راه‌اندازی کامل سیستم مورد نظر.
• پرداخت حقوق مناسب به تیم پروژه، مدیران و مشاوران برای نیل به اهداف تعیین شده.
قابل توجه شرکت‌هایی که قبلاً این سیستم را به کار گرفته‌اند اما هنوز از ارزش‌های آن بهره‌مند نشده‌اند، بهینه‌سازی این سیستم و بهره‌مندی از مزایای آن هرگز دیر نیست:
• شناسایی حوزه‌هایی از کسب و کار که می‌توان از طریق آنها به ارزش‌های این سیستم دست یافت.
• ایجاد فرآیندی رو به جلو یا یک ساختار سازمانی مناسب برای اعمال تغییرات مطلوب.
• تغییر سیستم به هنگام استفاده از فرآیندهای جدید در سازمان.
برای اطلاعات بیشتر
کتب و مقالات:
«هدف مهم: تحقق سیستم‌های اطلاعاتی شرکت‌ها»، توماس داونپورت، 2000
«قرار دادن شرکت در قالب سیستم اطلاعاتی آن»، توماس داونپورت، 1998
«کسب و کار الکترونیکی و متحول ساختن سازمان‌ها»، گرانت نوریس ، 2000
وب ‌سایت:
www.cio.com/research/erp: سایت نشریه‌ CIO که متعلق به مرکز تحقیق و برنامه‌ریزی منابع کسب و کار است.
«تنها مدیریت می‌تواند سیستم را تغییر دهد.» ادواردز دمینگ
«بسیاری از افراد و واحدهای سازمان، در اتخاذ تصمیمات بزرگ نقش دارند.» هربرت سیمون